PARIMO– Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Parigi Moutong (Parimo), Sulawesi Tengah memusnahkan arsip Dinamis In-Aktif yang sudah selesai masa retensinya dan berketerangan musnah, pada empat Organisasi Perangkat Daerah (OPD) lingkup Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Parimo, di halaman kantornya, Jumat (1/12/2023).
Penjabat (Pj) Bupati Parimo, Richard Arnaldo yang hadir melakukan pemusnahan secara simbolis itu dalam sambutannya mengatakan, Arsip In-Aktif adalah arsip yang penggunaannya telah menurun atau jarang digunakan.
Pada Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, arsip In-Aktif dikategorikan sebagai arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Dia mengatakan, pemusnahan arsip diatur dalam Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2003 tentang Kearsipan.
Dalam UU itu disebutkan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai macam bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan juga komunikasi yang dibuat atau diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi massa, organisasi politik, atau perorangan dalam kehidupan berbangsa, bermasyarakat dan bernegara.
“Pemusnahan arsip tahun ini sebanyak 1.575 dokumen yaitu dengan cara dibakar. Dokumen yang akan dibakar berasal dari empat dinas yaitu Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM), Dinas Lingkungan Hidup (DLH), Dinas Pendapatan Daerah dan Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Parigi Moutong,” ungkapnya.
Pj Bupati mengatakan, umumnya, arsip In-Aktif itu merupakan arsip yang sudah ada dalam jangka waktu yang cukup lama.
Sehingga kata dia, informasi di dalamnya sudah jarang digunakan lagi atau mungkin informasi yang terkandung dalam arsip tersebut sudah tidak berlaku lagi.
Menurutnya, dalam pelaksanaan sangat dibutuhkan kehati-hatian, ketelitian dan kejelian karena meskipun arsip tersebut sudah puluhan tahun, apabila dikemudian hari ternyata terkait permasalahan hukum, maka arsip dimaksud dibutuhkan sebagai alat bukti.
Namun demikian, hal tersebut tidak bisa dijadikan alasan untuk tidak melakukan pemusnahan, karena memusnahkan arsip adalah kewajiban setiap instansi. “Pentingnya pemusnahan arsip-arsip In-Aktif agar di kemudian hari tidak disalahgunakan oleh pihak lain,” katanya.
Dengan diadakannya pemusnahan arsip seluruh OPD nantinya dapat memusnahkan sendiri arsipnya yang sudah habis masa retensinya.
“Saya juga mengharapkan, dengan dilaksanakannya pemusnahan arsip hari ini, dapat mengurangi penumpukan arsip/dokumen yang sudah tidak mempunyai nilai guna dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan pengelolaan kearsipan,” tuturnya.
Richard Arnaldo berharap kegiatan itu dapat mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan, khususnya dalam penyusutan arsip, guna terciptanya penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan benar. FAH
Komentar